platformaerp.com

KSeF

Moduł pozwala na:

KSeF Wysyłanie faktur

1. Konfigurację integracji z KSeF, obsługa tokenów, certyfikatów.
2. Zarządzanie eksportem faktur do KSeF. platformaERP obsługuje:
   • faktury VAT
   • faktury korygujące
   • faktury zaliczkowe
   • faktury rozliczające
   • faktury korygujące faktury zaliczkowe
   • faktury korygujące faktury rozliczające.
3. Weryfikację wysyłanych faktur w systemie.
4. Śledzenie statusu wysyłanych faktur (oczekuje, wysłana, błąd)
5. Pobranie numeru KSeF faktury oraz potwierdzenia wysyłki (UPO).
6. Tryb offline w razie przerwy dostępności systemu KSeF.

KSeF Pobieranie faktur

1. Automatyczne pobranie faktur z KSeF do systemu platformaERP.
2. Weryfikację pobranych faktur
   • czy kontrahent ma zgodę na e-dokumenty
   • czy kontrahent jest aktywnym płatnikiem VAT
3. Możliwość oznaczenia pobranej faktury jako odrzuconej w systemie.
4. Przechowywanie pobranych faktur w systemie platformaERP.
5. Powiązanie zaimportowanych faktur zakupowych z zamówieniem oraz z dokumentem magazynowym.
6. Funkcjonalność dostępna dla użytkowników posiadających uprawnienia do wysyłania i pobierania faktur KSeF.

Przygotowanie do pracy z KSeF w systemie platformaERP

Aby rozpocząć pracę z KSeF w systemie platformaERP należy wykonać jednorazowe czynności wg. punktu 5 instrukcji.

Wysłanie faktur sprzedażowych do KSeF z systemu platformaERP

platformaERP obsługuje wysyłkę faktur krajowych, wewnątrzwspólnotowych, eksportowych (spoza UE). Faktury zagraniczne wystawione w KSeF mają kod QR z numerem KSeF. Należy je przekazać nabywcy w sposób uzgodniony. Uwaga! Należy korzystać z nowych wydruków z prefiksem ERP, które zawierają wymagane kody QR.

1. Wybierz opcję SPRZEDAŻ+KSeF.
2. System automatycznie umieszcza wystawione faktury w zakładce Do wysłania online. Zaznacz checkbox przy wybranych fakturach. Wybierz: Wyślij zaznaczone do KSeF. Uwaga! Faktur wysłanych do KSeF nie można anulować ani edytować.
3. Faktury wysłane, w trakcie przetwarzania przez KSeF przechodzą automatycznie do zakładki Oczekuje. Po odebraniu w KSeF znajdują się w zakładce Potwierdzone.
4. W zakładce Błędy pojawiają się faktury wysłane do KSeF, które nie zostały przyjęte. System wyświetla powód odrzucenia faktury w KSeF w pozycji Status.
5. Aby poprawić błędy uniemożliwiające wysyłkę do KSeF, przejdź do faktury klikając w numer faktury. Skoryguj nieprawidłowe wartości.

6. W przypadku błędów systemu platformaERP wyślij niezwłocznie zgłoszenie z numerem faktury i opisem przypadku na adres email: support@platformaerp.com.

7. Każda faktura odebrana przez KSeF otrzymuje numer identyfikujący fakturę KSeF (= numer KSeF), który służy do sporządzania plików JPK_VAT z deklaracją, wystawiania w KSeF: faktur korygujących, faktur rozliczających oraz ostatniej z faktur zaliczkowych.

Opcjonalnie. Aby pobrać numer KSeF wybierz zakładkę Potwierdzone. Wyszukaj fakturę za pomocą wyszukiwarki Filtruj dane. Kliknij w numer faktury. 8. W oknie głównym faktury wybierz zakładkę KSeF. System wyświetla numer identyfikujący fakturę KSeF w pozycji Numer KSeF.

Wysłanie faktur korygujących do KSeF z systemu platformaERP

Faktur wysłanych do KSeF nie można anulować ani edytować. Faktura korygująca jest jedyną formą poprawienia błędu w fakturze wysłanej do KSeF. Dla faktur korygujących wymagany jest numer KSeF faktury korygowanej - w systemie platformaERP powiązany automatycznie.

1. Wybierz opcję SPRZEDAŻ+KSeF.
2. System automatycznie umieszcza wystawione faktury korygujące w zakładce Do wysłania online. Zaznacz checkbox przy wybranych fakturach. Wybierz: Wyślij zaznaczone do KSeF.
3. Faktury wysłane, w trakcie przetwarzania przez KSeF przechodzą automatycznie do zakładki Oczekuje. Po odebraniu w KSeF znajdują się w zakładce Potwierdzone.
4. Uwaga! W przypadku wystawienia faktury z błędnym NIP-em nabywcy wystaw fakturę korygującą do zera. Następnie wystaw nową fakturę z właściwym numerem NIP.

Wysłanie faktur zaliczkowych do KSeF z systemu platformaERP

Dla faktur zaliczkowych wymagane jest powiązanie z zamówieniem, a przy fakturach rozliczających zaliczki powiązanie z fakturami zaliczkowymi.

1. Faktura zaliczkowa wystawiona z zamówienia jest automatycznie powiązana. Aby sprawdzić powiązanie zamówienia z fakturą zaliczkową, w oknie głównym FZ wybierz zakładkę Powiązane.
2. Wybierz opcję SPRZEDAŻ+KSeF.
3. System automatycznie umieszcza wystawione faktury zaliczkowe w zakładce Do wysłania online. Zaznacz checkbox przy wybranych fakturach. Wybierz: Wyślij zaznaczone do KSeF.
4. Faktury wysłane, w trakcie przetwarzania przez KSeF przechodzą automatycznie do zakładki Oczekuje. Po odebraniu w KSeF znajdują się w zakładce Potwierdzone.

Odbieranie faktur zakupowych z KSeF w systemie platformaERP

platformaERP obsługuje odbiór faktur krajowych z KSeF.

1. Wybierz opcję e-DOK+POCZTA.
2. platformaERP pobiera automatycznie faktury i umieszcza w zakładce Faktury-KSeF w Statusie Odebrana. Pozycje faktury są pobierane automatycznie i powiązane na podstawie: nazwy indeksu, kodu towaru dostawcy, nazwy dostawcy. Jeśli na fakturze jest podany numer zamówienia, system podejmuje próbę dopasowania po kwocie i ilości.
3. Kliknij w numer faktury w Statusie: Odebrana. Sprawdź nagłówek faktury oraz pobrane pozycje. Kliknij: Importuj do systemu.
4. Faktura zmienia Status na: Zaimportowana.
5. Jeśli nie chcesz zarejestrować pobranej faktury zakupowej w systemie (np. błędna faktura) wybierz Oznacz fakturę jako odrzuconą.
6. Faktury nieprzyjęte znajdują się w zakładce Faktury-KSeF-Odrzucone. Aby przywrócić odrzuconą fakturę zaznacz checkbox przy wybranej fakturze i wybierz Cofnij odrzucenie faktur KSeF. Faktura wróci do zakładki Faktury-KSeF w Statusie Odebrana. Należy ją zaimportować w platformieERP.

Sytuacja awaryjna, niesprawność systemu platformaERP

W przypadku sytuacji krytycznej - niesprawności systemu spowodowanej np. awarią sprzętu (min. serwerów), jest możliwość wystawienia faktury bezpośrednio w aplikacji Podatnika KSeF. Uwaga! Faktura może być wystawiona tylko przez osoby posiadające uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF.

1. Zaloguj się i uwierzytelnij w KSeF: https://ksef.mf.gov.pl/web/login.
2. W sekcji Menu rozwiń zakładkę Faktury i wybierz opcję Wystaw fakturę VAT. Postępuj zgodnie z instrukcją dostępną w aplikacji KSeF.
3. Przy fakturach korygujących wymagane jest powiązanie z korygowaną fakturą VAT (tzw. podanie numer KSeF faktury VAT).
4. Przy fakturach zaliczkowych wymagane jest powiązanie z zamówieniem, a przy fakturach rozliczających zaliczki powiązanie z fakturami zaliczkowymi.

Jednorazowe czynności przed rozpoczęciem pracy z KSeF w systemie platformaERP

Aby rozpocząć pracę z KSeF w systemie platformaERP należy:

1. zalogować się do aplikacji KSeF za pomocą numeru NIP: https://ksef.mf.gov.pl/web/login
2. uwierzytelnić się korzystając z:

• pieczęci elektronicznej - przypisana do numeru NIP, jedna dla całej firmy lub
• kwalifikowanego podpisu elektronicznego - przypisany do numeru PESEL, dla konkretnej osoby

1. wygenerować token w aplikacji KSeF i wprowadzić do systemu platformaERP - wg. punktów poniżej. (administrator systemu)
2. wygenerować certyfikat do wystawiania faktur i wysyłki do KSeF w trybie awaryjnym (offline24).

Generowanie i pobranie tokenu w KSeF

Wygenerowany token służy do nawiązania integracji KSeF z systemem platformaERP. Należy wygenerować jeden unikalny token. Token to bezpieczna metoda uwierzytelnienia, pod warunkiem, że nie jest udostępniany osobom trzecim.

1. Zaloguj się i uwierzytelnij w KSeF: https://ksef.mf.gov.pl/web/login.
2. W sekcji Menu rozwiń zakładkę Tokeny i wybierz opcję Generuj token.
3. Uzupełnij pole Nazwa tokena. Zaznacz checkboxy przy uprawnieniach powiązanych z tokenem:

• wystawianie faktur
• przeglądanie faktur

Kliknij Generuj token.

4. Uwaga! Token wyświetlany jest tylko raz w momencie wygenerowania. Po opuszczeniu strony nie ma możliwości powrotu. Zapisz wygenerowany token klikając Kopiuj. 5. Aby przejrzeć wygenerowane tokeny rozwiń zakładkę Tokeny i wybierz opcję Lista tokenów. 6. Możesz unieważnić token w każdej chwili jeśli chcesz odwołać uprawnienia nadane programowi - w tym celu zaznacz checkbox przy wybranym tokenie i kliknij Unieważnij. 7. Wygenerowany token przekaż ostawcy oprogramowania w uzgodniony sposób lub wprowadź samodzielnie.

Generowanie i pobranie certyfikatu KSeF

Wygenerowany certyfikat służy do wystawiania faktur na wypadek awarii KSeF w trybie offline24, które zostaną automatycznie wysłane do KSeF po przywróceniu działania.

1. Zaloguj się i uwierzytelnij w KSeF: https://ksef.mf.gov.pl/web/login.
2. W sekcji Menu rozwiń zakładkę Certyfikaty i wybierz opcję Wnioskuj o certyfikat.
3. W polu: Nazwa certyfikatu wpisz: platformaerp. Uzupełnij pole: Hasło, Powtórz hasło. Uwaga! Zapisz hasło. Kliknij Generuj.
4. Zapisz plik z wygenerowanym kluczem certyfikatu. W sekcji Przeznaczenie certyfikatu zaznacz checkbox: Podpis linku do weryfikacji wystawcy. Kliknij Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu.
5. Pobierz wygenerowany certyfikat. Certyfikat jest ważny 2 lata od daty wydania przez system.
6. Wygenerowany certyfikat możesz pobrać także w sekcji: Certyfikaty, Lista certyfikatów. Kliknij: Pobierz certyfikat.
7. Wygenerowany certyfikat oraz klucz wprowadź samodzielnie lub uzgodnij z dostawcą oprogramowania sposób przekazania. Hasło przekaż innym kanałem, również w uzgodniony sposób.

Wprowadzenie tokenu w systemie platformaERP

Wymagane uprawnienia: erp_administrator oraz erp_slowniki.

1. Wybierz MENU w prawym górnym rogu paska systemu.
2. W sekcji Settings (ustawienia) wybierz Ustawienia ERP.
3. W sekcji Zarządzanie wybierz Konfiguracja ERP.
4. W górnym pasku kliknij Konfiguracja ERP[188] oraz w oknie wyszukiwarki wpisz hasło: KSeF. Wyszukaj pozycję instance.accounting.ksef.autorisationToken. Zaznacz checkbox przy tej pozycji oraz wybierz edytuj ✏️.
5. W oknie Konfiguracja, w polu value uzupełnij token wygenerowany w KSeF. Kliknij Zapisz.

Wprowadzenie certyfikatu w systemie platformaERP

Wymagane uprawnienia: erp_administrator oraz erp_slowniki.

1. Wybierz MENU w prawym górnym rogu paska systemu.
2. W sekcji Settings (ustawienia) wybierz Ustawienia ERP.
3. W sekcji Zarządzanie wybierz Konfiguracja ERP.
4. W górnym pasku kliknij Konfiguracja ERP[188] oraz w oknie wyszukiwarki wpisz hasło: KSeF. Wyszukaj pozycję instance.accounting.ksef.offlineCertificateSerialNumber. Zaznacz checkbox przy tej pozycji oraz wybierz edytuj ✏️.
5. W oknie Konfiguracja, w polu value uzupełnij numer seryjny certyfikatu wygenerowanego w KSeF. Kliknij Zapisz.