Oferty - zapytania ofertowe
platformaERP umożliwia tworzenie zapytań ofertowych oraz wysłanie ich do kilku dostawców jednocześnie bezpośrednio z systemu. Dostawcy udostępniany jest formularz ofertowy za pomocą bezpiecznego linku. Po uzupełnieniu cen i odesłaniu zapytania ofertowego, system wyświetla oferty dostawców oraz umożliwia wystawienie zamówienia bezpośrednio z poziomu oferty dostawcy.
Tworzenie Zapytania ofertowego i wysyłanie zbiorowo do dostawców
- Wybierz opcję Oferty+➕ (Dodaj) przy rodzaju oferty: Oferta Zakupu.
- W oknie dokumentu wypełnij pole Kontrahent. Kliknij Zapisz nagłówek.
- Dodaj pozycje. Wyszukaj indeks i określ ilość. System uwzględnia przelicznik, jeśli jest zdefiniowany na indeksie. Kliknij ➕Dodaj pozycję.
- Wybierz zakładkę Dostawcy. Wyszukaj kontrahenta, do którego chcesz wysłać zapytanie ofertowe wpisując w wyszukiwarkę ("Powiąż kontrahenta") nazwę lub numer kontrahenta.
- Przy powiązanym kontrahencie system wyświetli w kolumnie E-mail dostawcy adres e-mail zdefiniowany dla wysyłki zamówień i ofert. Jeśli e-mail nie został wyświetlony, należy go dodać: Kontrahent - Kontakty - Dodaj - Wpisz adres e-mail oraz zaznacz checkbox E-order. Instrukcję przypisania kontaktu znajdziesz tutaj: https://docs.platformaerp.com/dokumentacja-uzytkownika/00-masterdata/Kontakty/01-kontakty-instrukcje/#przypisanie-kontaktu-do-moduu-e-dokumenty-e-order-i-e-sales
- W zakładce Dostawcy zaznacz checkboxem kontrahentów i wybierz Wyślij e-mail z zapytaniem ofertowym.
- W oknie wysyłanej wiadomości system podpowiada adresy e-mail kontrahentów, zdefiniowane dla wysyłki zamówień. Uwaga! System wysyła zapytanie ofertowe do każdego z dostawców osobno, w CC umieszcza e-mail osoby wysyłającej zapytanie. Wybierz Wyślij wszystkie.
- Opcjonalnie, formularz zapytania jest widoczny w kolumnie Wydruk zapytania ofertowego. Aby zapisać wybrane zapytania do plików, zaznacz je checkboxem i kliknij przycisk Zapisz wydruk w plikach.
Wypełnienie Zapytania ofertowego przez dostawcę
- Każdy dostawca otrzymuje osobną wiadomość e-mail z linkiem do formularza. Po kliknięciu w link wypełnia pole Cena jednostkowa netto, w polu Wystawił, dane kontaktowe, Twoje Uwagi do oferty może zamieścić dodatkowe informacje.
- Aby zapisać wprowadzone dane i wrócić do formularza w późniejszym czasie, należy wybrać Zapisz dane.
- Po kliknięciu Wyślij ofertę nie ma możliwości edycji formularza.
Wystawienie zamówienia zakupu z oferty dostawcy
- W oknie głównym oferty wybierz zakładkę Dostawcy oferty. W poszczególnych kolumnach przy nazwie indeksu system wyświetla ceny podane przez dostawców w formularzach zapytań ofertowych.
- Wybierz indeks magazynowy, który chcesz zamówić, zaznaczając checkboxem. Wybierz Generuj zamówienie zakupu.
- W nowym oknie w polu Dostawca wybierz z rozwijanego menu Nazwę kontrahenta. Kliknij Zamówienie zakupu.
- Opcjonalnie, w zakładce Dostawcy system wyświetla status w kolumnie Oferta zwrotna oraz w kolumnie Data modyfikacji dostawca. W kolumnie Uwagi widoczne są dodatkowe informacje od dostawcy, jeśli zostaną uzupełnione. Dostawców, którzy odesłali oferty, system oznacza na zielono.
Przegląd danych z formularzy ofertowych z poziomu Kontrahenta
- W oknie głównym Kontrahenta wybierz zakładkę Oferty dostawców. W poszczególnych kolumnach system wyświetla: wysłane zapytania, linki do formularzy online, status ofert zwrotnych oraz uwagi dostawców, jeżeli zostały dodane.
Tworzenie Zapytania ofertowego z poziomu Zamówienia
platformaERP umożliwia generowanie Zapytania ofertowego z dokumentu Zamówienia.
- Wybierz opcję Zamówienia.
- Wybierz zamówienie, które chcesz konwertować na zapytanie ofertowe. Aby wyszukać zamówienie, wpisz numer zamówienia lub nazwę firmy (firma wysyłająca zapytanie ofertowe) w okno wyszukiwarki. Kliknij w numer zamówienia.
- W oknie głównym Zamówienia zaznacz checkboxem pozycje oraz wybierz przycisk Zapytanie ofertowe. Jeśli nie zaznaczysz pozycji, zapytanie ofertowe zostanie wygenerowane dla wszystkich pozycji.
- W nowym oknie wybierz rodzaj dokumentu: OZ Oferta Zakupu.
- Postępuj zgodnie z punktem 1. Tworzenie Zapytania ofertowego.