platformaerp.com

KSeF

W tej sekcji znajdziesz instrukcje dotyczące integracji platformaERP z Krajowym Systemem e-Faktur. Moduł wspiera wysyłkę i odbiór dokumentów, obsługę statusów oraz pracę w trybach awaryjnych.

Możliwości modułu

Integrację systemu platformaERP z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) z wykorzystaniem tokenów oraz certyfikatów.

Wysyłanie faktur do KSeF

1. Zarządzanie eksportem faktur do KSeF. platformaERP obsługuje:

   - faktury VAT - faktury korygujące - faktury zaliczkowe - faktury rozliczające - faktury korygujące faktury zaliczkowe - faktury korygujące faktury rozliczające

2. Weryfikację faktur przed wysyłką.

3. Śledzenie statusu wysyłanych faktur (oczekuje, wysłana, błąd).
4. Pobieranie numeru KSeF oraz urzędowego poświadczenia odbioru (UPO).
5. Kolejkowanie faktur do wysyłki.
6. Obsługę kodów QR oraz (tryb offline24 / offline) w przypadku niedostępności systemu KSeF.

Pobieranie faktur z KSeF

1. Automatyczne pobranie faktur z KSeF do systemu platformaERP.
2. Weryfikację pobranych faktur i zasadności faktury w tym:
   • czy kontrahent jest zarejestrowany w systemie platformaERP jako dostawca
   • czy kontrahent jest aktywnym płatnikiem VAT
   • czy kontrahent posiada aktywne zamówienia
3. Możliwość oznaczenia faktury jako odrzuconej.
4. Przechowywanie pobranych faktur w systemie platformaERP.
5. Konwersję faktur KSeF na faktury zakupowe, obejmującą:
   • mapowanie pozycji faktury na indeksy w platformaERP (na podstawie nazwy indeksu, kodu towaru dostawcy, nazwy dostawcy),
   • dopasowanie pozycji na podstawie numeru zamówienia i innych parametrów,
   • przetwarzanie faktur w module e-Dokumenty wraz z mechanizmem akceptacji,
   • automatyzacje przyjęć magazynowych.

Przygotowanie do pracy z KSeF w systemie platformaERP

Aby rozpocząć pracę z KSeF w systemie platformaERP, wykonaj jednorazowe czynności opisane w sekcji „Jednorazowe czynności przed rozpoczęciem pracy z KSeF w systemie platformaERP”.

Wysłanie faktur sprzedażowych do KSeF z systemu platformaERP

platformaERP obsługuje wysyłkę faktur krajowych, wewnątrzwspólnotowych, eksportowych (spoza UE). Faktury zagraniczne wystawione w KSeF mają kod QR z numerem KSeF. Należy je przekazać nabywcy w sposób uzgodniony. Uwaga! Należy korzystać z nowych wydruków z prefiksem ERP, które zawierają wymagane kody QR.

1. Wybierz opcję Sprzedaż+KSeF.
2. System automatycznie umieszcza wystawione faktury w zakładce Do wysłania. Zaznacz checkbox przy wybranych fakturach. Wybierz: Wyślij zaznaczone do KSeF. Uwaga! Faktur wysłanych do KSeF nie można anulować ani edytować.
3. Faktury wysłane, w trakcie przetwarzania przez KSeF przechodzą automatycznie do zakładki Oczekuje. Opcjonalnie możesz odświeżyć ekran aby sprawdzić czy zostały przyjęte w KSeF.
4. Po odebraniu w KSeF otrzymują numer KSeF i znajdują się w zakładce Potwierdzone. Faktur z numerem KSeF nie można odtwierdzić w systemie platformaERP. System automatycznie kolejkuje faktury do wysłania i przypisuje im kody QR. Faktury wysłane w dniu wystawienia mają jeden kod QR, widoczny na wydruku. W przypadku wysyłki w dniu następnym po wystawieniu oraz w razie awarii KSeF - wysyłki po przywróceniu dostępności - faktury mają dwa kody QR.
5. Faktury wysłane, które nie zostały przyjęte w KSeF, wracają automatycznie do zakładki Do wysłania. System oznacza je kolorem czerwonym, w pozycji Status wyświetla Błąd oraz powód odrzucenia faktury w KSeF.
6. Przejdź do faktury ze statusem Błąd klikając w numer faktury. Fakturę, która nie otrzymała numeru KSeF można odtwierdzić. Skoryguj nieprawidłowe wartości i wyślij ponownie.
7. W przypadku błędów systemu platformaERP wyślij niezwłocznie zgłoszenie z numerem faktury i opisem przypadku na adres e-mail: support@platformaerp.com.
8. Każda faktura odebrana przez KSeF otrzymuje numer identyfikujący fakturę KSeF (= numer KSeF), który znajdziesz w zakładce Potwierdzone, w pozycji Nr KSeF.
9. Opcjonalnie: aby pobrać UPO, wybierz zakładkę Potwierdzone. Wyszukaj fakturę za pomocą wyszukiwarki Filtruj dane. Kliknij w numer faktury. W oknie głównym faktury wybierz zakładkę KSeF. Wybierz otwórz Link do pobrania UPO.

Wysłanie faktur korygujących do KSeF z systemu platformaERP

Faktur wysłanych do KSeF nie można anulować ani edytować. Faktura korygująca jest jedyną formą poprawienia błędu w fakturze wysłanej do KSeF. Dla faktur korygujących wymagany jest numer KSeF faktury korygowanej, który w systemie platformaERP jest powiązany automatycznie.

1. Wybierz opcję Sprzedaż+KSeF.
2. System automatycznie umieszcza wystawione faktury korygujące w zakładce Do wysłania. Zaznacz checkbox przy wybranych fakturach. Wybierz: Wyślij zaznaczone do KSeF.
3. Faktury wysłane, w trakcie przetwarzania przez KSeF przechodzą automatycznie do zakładki Oczekuje. Po odebraniu w KSeF znajdują się w zakładce Potwierdzone.
4. Uwaga! W przypadku wystawienia faktury z błędnym NIP-em nabywcy wystaw fakturę korygującą do zera. Następnie wystaw nową fakturę z właściwym numerem NIP.

Wysłanie faktur zaliczkowych do KSeF z systemu platformaERP

Dla faktur zaliczkowych wymagane jest powiązanie z zamówieniem, a przy fakturach rozliczających zaliczki powiązanie z fakturami zaliczkowymi.

1. Faktura zaliczkowa wystawiona z zamówienia jest automatycznie powiązana. Aby sprawdzić powiązanie zamówienia z fakturą zaliczkową, w oknie głównym FZ wybierz zakładkę Powiązane.
2. Wybierz opcję Sprzedaż+KSeF.
3. System automatycznie umieszcza wystawione faktury zaliczkowe w zakładce Do wysłania. Zaznacz checkbox przy wybranych fakturach. Wybierz: Wyślij zaznaczone do KSeF.
4. Faktury wysłane, w trakcie przetwarzania przez KSeF przechodzą automatycznie do zakładki Oczekuje. Po odebraniu w KSeF znajdują się w zakładce Potwierdzone.

Odbieranie faktur zakupowych z KSeF w systemie platformaERP

platformaERP obsługuje odbiór faktur krajowych z KSeF.

1. Wybierz opcję e-DOK+POCZTA.
2. platformaERP pobiera automatycznie faktury i umieszcza w zakładce Faktury-KSeF w Statusie Odebrana. Pozycje faktury są pobierane automatycznie i powiązane na podstawie: nazwy indeksu, kodu towaru dostawcy, nazwy dostawcy. Jeśli na fakturze jest podany numer zamówienia, system podejmuje próbę dopasowania po kwocie i ilości.
3. Aby sprawdzić fakturę pobraną z KSeF, kliknij w numer referencyjny faktury w Statusie: Odebrana. Wybierz zakładkę PDF KSEF-wizualizacja. Sprawdź nagłówek i pobrane pozycje. Możesz pobrać plik pdf klikając ikonę pobrania.
4. Jeśli nie chcesz zarejestrować odebranej faktury zakupowej w systemie (np. błędna faktura), wybierz Oznacz jako usunięta. Uwaga! Nie ma możliwości usunięcia faktury w KSeF. Należy ustalić z kontrahentem dalsze kroki (np. korekta).
5. Faktury nieprzyjęte znajdują się w zakładce KSeF-Usunięte. Aby przywrócić usuniętą fakturę, zaznacz checkbox przy wybranej fakturze i wybierz Cofnij odrzucenie faktur KSeF. Faktura wróci do zakładki Faktury-KSeF w Statusie Odebrana.
6. Aby zarejestrować odebraną fakturę zakupu w systemie kliknij w numer referencyjny faktury w Statusie: Odebrana. Wybierz Generuj FV Zakup.
7. Wybierz rodzaj faktury zakupowej. Opcjonalnie wybierz magazyn.
8. Wybierz Otwórz dokument w nowym oknie lub w w bieżącym oknie.
9. Sprawdź nagłówek i pobrane pozycje. Kliknij Zatwierdź. Faktura zmieni status na POWIĄZANA.

Sytuacja awaryjna, niesprawność systemu platformaERP

W przypadku sytuacji krytycznej – niesprawności systemu spowodowanej np. awarią sprzętu (m.in. serwerów) – istnieje możliwość wystawienia faktury bezpośrednio w aplikacji Podatnika KSeF. Uwaga! Faktura może być wystawiona tylko przez osoby posiadające uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF.

1. Zaloguj się i uwierzytelnij w KSeF: https://ksef.mf.gov.pl/web/login.
2. W sekcji Menu rozwiń zakładkę Faktury i wybierz opcję Wystaw fakturę VAT. Postępuj zgodnie z instrukcją dostępną w aplikacji KSeF.
3. Przy fakturach korygujących wymagane jest powiązanie z korygowaną fakturą VAT (tzw. podanie numeru KSeF faktury VAT).
4. Przy fakturach zaliczkowych wymagane jest powiązanie z zamówieniem, a przy fakturach rozliczających zaliczki powiązanie z fakturami zaliczkowymi.
5. Po usunięciu sytuacji krytycznej - niesprawności systemu platformaERP - system platformaERP automatycznie pobierze numer KSeF faktury wystawionej bezpośrednio w aplikacji KSeF i dopasuje po numerze faktury.

Jednorazowe czynności przed rozpoczęciem pracy z KSeF w systemie platformaERP

Aby rozpocząć pracę z KSeF w systemie platformaERP należy:

1. Zalogować się do aplikacji KSeF za pomocą numeru NIP: https://ksef.mf.gov.pl/web/login
2. Uwierzytelnić się, korzystając z:
   • pieczęci elektronicznej - przypisanej do numeru NIP, jednej dla całej firmy lub
   • kwalifikowanego podpisu elektronicznego - przypisanego do numeru PESEL, dla konkretnej osoby
3. Wygenerować token w aplikacji KSeF i wprowadzić do systemu platformaERP – zgodnie z punktami poniżej (administrator systemu).
4. Wygenerować certyfikat do wystawiania faktur i wysyłki do KSeF w trybie awaryjnym (offline24).

Generowanie i pobranie tokenu - aplikacja podatnika KSeF

Wygenerowany token służy do nawiązania integracji KSeF z systemem platformaERP. Należy wygenerować jeden unikalny token. Token to bezpieczna metoda uwierzytelnienia, pod warunkiem, że nie jest udostępniany osobom trzecim.

1. Zaloguj się i uwierzytelnij w KSeF: https://ksef.mf.gov.pl/web/login.
2. W sekcji Menu rozwiń zakładkę Tokeny i wybierz opcję Generuj token.
3. Uzupełnij pole Nazwa tokena. Zaznacz checkboxy przy uprawnieniach powiązanych z tokenem i kliknij Generuj token:
   • wystawianie faktur
   • przeglądanie faktur
   • 
4. Uwaga! Token wyświetlany jest tylko raz w momencie wygenerowania. Po opuszczeniu strony nie ma możliwości powrotu. Zapisz wygenerowany token, klikając Kopiuj.
5. Aby przejrzeć wygenerowane tokeny, rozwiń zakładkę Tokeny i wybierz opcję Lista tokenów .
6. Możesz unieważnić token w każdej chwili, jeśli chcesz odwołać uprawnienia nadane programowi – w tym celu zaznacz checkbox przy wybranym tokenie i kliknij Unieważnij.
7. Wygenerowany token wprowadź samodzielnie do systemu platformaERP postępując według punktu 6.3.

Generowanie i pobranie certyfikatu – aplikacja podatnika KSeF

Wygenerowany certyfikat służy do wystawiania faktur na wypadek awarii KSeF w trybie offline24, które zostaną automatycznie wysłane do KSeF po przywróceniu działania.

Tryb OFFLINE / tryb ONLINE

platformaERP wysyła faktury do KSeF w trybie ONLINE tzw. w dniu wystawienia. W przypadku niedostępności systemu KSeF, system automatycznie podejmuje próbę wysłania faktur w następnym dniu roboczym po dniu ich wystawienia. Jeśli zostaną przyjęte w KSeF i zostanie im nadany numer KSeF, są opatrzone jednym kodem QR. W przypadku wystąpienia awarii uniemożliwiającej ich wysyłkę, platformaERP automatycznie generuje kod QR do weryfikacji certyfikatu (oznaczony CERTYFIKAT) oraz drugi kod QR uprawniający do wysyłki wydruku faktury w sposób uzgodniony (oznaczony OFFLINE). W tym celu niezbędny jest certyfikat OFFLINE.

1. Zaloguj się i uwierzytelnij w KSeF: https://ksef.mf.gov.pl/web/login.
2. W sekcji Menu rozwiń zakładkę Certyfikaty i wybierz opcję Wnioskuj o certyfikat.
3. Uzupełnij pola: Nazwa certyfikatu, Hasło, Powtórz hasło. Uwaga! Zapisz hasło certyfikatu. Kliknij Generuj.
4. Zaznacz checkbox: Podpis linku do weryfikacji wystawcy. Kliknij Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu.
5. Pobierz wygenerowany certyfikat.
6. Wygenerowany certyfikat (plik .crt, plik .key, hasło) wprowadź samodzielnie do systemu platformaERP, postępując według punktu 6.3.

Wprowadzenie tokena i certyfikatu w systemie platformaERP

Wymagane uprawnienia: erp_administrator oraz erp_slowniki.

1. Wybierz MENU w prawym górnym rogu paska systemu.
2. W sekcji Settings (ustawienia) wybierz Ustawienia ERP.
3. W sekcji Zarządzanie wybierz Ustaw konfigurację KSeF.
4. Aby wprowadzić token, w oknie konfiguracji KSeF uzupełnij pole obowiązkowe NIP oraz w polu Token uzupełnij token wygenerowany w KSeF.
5. Aby wprowadzić certyfikat offline uzupełnij pola:

• Offline Certificate, wprowadź całą zawartość pliku crt łącznie z liniami ----BEGIN CERTIFICATE---- oraz ----END CERTIFICATE----.
• Offline Certificate Private Key - zawartość pliku .key
• Offline Certificate Password - hasło do certyfikatu Kliknij Uruchom proces. 6. Dodatkowe ustawienia - pola niewymagane:

• Nr BDO
• KRS sprzedawcy jeśli jest na kontrahencie głównym
• REGON sprzedawcy jeśli jest na kontrahencie głównym
• Stopka faktury KSeF.

Zakres danych dodatkowych wysyłanych do KSeF z systemu platformaERP

Poza wymaganymi polami do KSeF przekazywane są również dodatkowe, opcjonalne dane pochodzące z systemu PlatformaERP. Dane te umożliwiają lepszą identyfikację faktury oraz ułatwiają jej przetwarzanie w systemie u odbiorcy faktury.

1. Adres podmiotu wystawiającego fakturę.
2. Adres email oraz numer telefonu podmiotu wystawiającego fakturę (jeśli podane).
3. Adres Płatnika (dane zgodne z nagłówkiem faktury), Adres email i numer telefonu płatnika (dane z modulu kontaktów - e-zgoda)
4. Termin płatności, wartość zapłacono, numer rachunku bankowego w przypadku płatności przelewem.
5. Numer zamówienia klienta.
6. W pozycjach faktury - kody CN (jeśli podane), kody indeksów systemowych.
7. Dokumenty dostawy WZ (numery dokumentów powiązanych z fakturą).
8. Uwagi Polskie faktury.
9. Dla faktur zaliczkowych na fakturze umieszczane są pozycje zamówienia, z którym powiązana jest faktura.